Комфортный и удачно расположенный офис — «лицо» компании. Но по разным причинам ранее выбранное помещение может перестать устраивать руководство фирмы. Это означает, что пора задуматься о переезде. Чтобы он не превратился в полный хаос, организацию процесса доверяют секретарю или помощнику руководителя.
Что делать секретарю при переезде офиса
Ключевая задача секретаря — подготовка эффективного и грамотного плана переезда, его внедрение без ущерба для рабочих процессов в компании. Нужно спланировать каждый этап, учесть все мелочи и избежать суеты. Хорошо организованный переезд офиса несет лишь пользу компании. В процессе сбора вещей, техники, мебели удается избавиться от ненужного, провести ревизию документов. Все эти действия положительно отражаются на коммуникациях в коллективе, сплачивают его.
Информирование сотрудников
Первая задача секретаря в рамках организации офисного переезда — оповещение сотрудников компании. Можно разослать письма по электронной почте или объявить на совещании. Сотрудники должны знать адрес нового офиса, как до него добираться.
Составление плана с графиком
Избежать суеты при переезде можно лишь при составлении плана. В нем секретарь должен детально продумать каждый этап — от прибытия машины и погрузки до разгрузки и расфасовки вещей. Если в компании несколько подразделений, процесс может затянуться. Сначала целесообразно перевезти отдел IT, архив.
При разработке графика секретарю необходимо обозначить сроки завершения каждого этапа. Лучше добавить дополнительное время, если возникнут непредвиденные обстоятельства. Сроки выполнения для каждого этапа зависят от объема перевозимых вещей, от масштабов компании.
Выбор перевозчика
Поиском хорошей мувинговой компании тоже занимается секретарь. Выбор можно сделать по следующим критериям:
- опыт, квалификация работников;
- ценообразование;
- гарантии;
- рекомендации и отзывы.
Чтобы остановиться на определенном перевозчике, нужно запросить коммерческое предложение и оценить его преимущества. Можно сравнить условия переезда в разных фирмах.
Как избежать проблем и стресса
Чтобы офисный переезд стал слаженным процессом и не нарушил контактов с поставщиками, клиентами, партнерами, им необходимо сообщить новый адрес. Важно позаботиться и о подключении интернета, телефонной линии. По возможности следует согласовать расположение вывески с арендодателем. Если секретарь учтет все правила и нюансы, офисный переезд не станет проблемой для компании.